构建统一电子签章平台,赋能地产企业数字化转型
  • 2021.11.26
  • 1900
  • 北京数字认证股份有限公司

一、案例背景:

万科企业股份有限公司成立于1984年,1988年进入房地产行业,经过三十余年的发展,已成为国内领先的房地产公司。公司定位城市配套服务商,坚持与城市同步发展、与客户同步发展的两条发展主线。近年来,在巩固核心业务优势的基础上,围绕城市配套服务商的定位,积极拓展业务版图。

       

随着信息化建设的不断深入,万科已经完成了众多核心业务系统的构建,在业务通过信息化系统高效运转的同时,以合同签署环节为代表的重要业务环节,却无法完全实现线上无纸化。合同作为地产业务往来的一个高频需求,因签署量大、流程繁琐、耗时长、法律风险高等因素,成为制约地产企业高效运转的“绊脚石”。在“在线化”“无纸化”办公趋势影响下,可实时在线签署的电子合同因安全合规、高效便捷等特点,越来越受地产企业青睐,成为企业数字化转型的新突破。

       

为了提升合同签署效率,解决不必要的资源消耗及用户应用便利性问题,同时利用互联网和移动终端的特性,万科集团与北京数字认证股份有限公司合作(以下简称“数字认证”)构建了统一电子签章平台,实现电子合同签署全流程电子化,有效避免萝卜章的安全隐患问题,在保证数据私密性的同时保证签署后的电子合同具备与纸质合同同样的法律效力,提高业务效率,提升用户体验。

 

二、案例概述:

通过统一电子签章平台,实现对集团及分支机构电子印章的集中管理,并与业务系统完成集成对接,实现采购合同、管理合同、变更签证、财务报表、人资证明等在内的多场景多类型电子合同、电子协议的全流程无纸化签署。电子合同签署采用第三方电子认证服务机构提供的数字证书及电子签名技术,确保合规及合法性。

       

不同的电子合同协议,涉及的签署方、签署场景各异。为了满足电子合同签署方的良好操作体验,确保电子合同无纸化签署的适用性,需要在多种业务场景下支持电子签名、签章,包括但不限于基于USBKEY的PC端签署、基于手机移动端签署、基于手写笔迹的终端签署等,这就要求统一电子签章平台具备对多类型业务场景的适配,并且具备在多种签署场景下成熟的集成开发接口以及丰富的集成对接经验,从而确保对不同场景签署需求的响应。

 

配合多场景电子签章应用,就需要在多类设备终端中实现对数字证书的发放,这需要厂商具备丰富的电子认证服务经验,数字证书的发放流程设计极大程度上体现了电子认证服务能力,也会直接影响到电子签章合同签署场景的可落地性,以及所签署合同的法律有效性,是非常重要的环节。

 

以USBKEY的证书发放为例,由于存在对于介质的寄送,USBKEY证书方法一直以来都很难做到足够的便捷,但在涉及供应商的重要大额采购合同签署场景中,此类证书又是必不可少的。如果能提供覆盖全国范围的证书受理点,同时具备管理员集中发放与用户自行第三方申请等多种签发方式的支持,就在很大程度上能够满足签发便捷性与高安全性的有效兼顾。    

 

另外对于一次性事件型证书、移动端证书、服务端证书的发放支持,也将在其他电子合同电子签章场景中对业务应用提供良好的支撑,使得方案的设计更加灵活高效。

   

图1 总体业务架构图

 

万科集团统一电子签章平台总体业务架构如上图所示,平台与业务系统间的关系可分为以下几种:

1、提供身份识别服务:以SRM系统为代表,在供应商注册阶段,平台可为SRM系统提供身份识别服务,通过连接多个种类的第三方认证库,查询供应商或其他机构个人的身份真实性;

 

2、提供数字证书签发服务:以SRM、IDM系统为例,其用户信息可以与平台完成集成对接,通过同步用户信息,完成数字证书的签发或申领;

 

3、提供电子合同签章服务:以SAP、eHR系统为例,业务系统中生成的电子合同文本通过K2系统进行审核,审核通过后,提交到统一电子签章平台进行电子合同的电子签章签署,时间戳签署,之后完成档案系统的归档和电子证据保全。同时,可以随时实现对已签电子合同的验证;

 

4、提供基于登录的签名验签:以门户系统为例,拥有数字证书的内部员工,可通过门户系统实现基于数字证书的强身份认证,平台将提供基于身份登录的数字证书签名及验签服务。

 

三、安全技术应用情况:

统一电子签章平台通过对接第三方身份认证数据库的方式为万科集团各业务系统提供身份识别服务,同时为了满足《电子签名法》要求,确保统一电子签章平台业务的合规性,数字认证作为第三方电子认证机构,为所有用户颁发数字证书。电子合同数据本身属于万科集团的重要商业秘密,统一电子签章平台需要兼顾易用性与安全性。确保在完成电子签章操作过程中,电子合同数据不出内网,在本地平台完成签章操作是必要的安全保障措施。与此同时,为充分考量产品本身的安全性,考虑到密码应用的安全性,对于密钥的生成、存储及密码运算过程,万科选择了具备国密局密码产品型号资质的专用密码设备。
 

四、客户反馈效果:

自从万翼签上线以来,已接入场景24个,实现地产核心业务全覆盖。在供应链管理上,使用万翼签的供应商超过5万家,万翼签盖章数量高达100多万次。从供应商产值申请、审核到确认付款,原有21个环节优化至11个环节,原来平均1.5个月的流程,缩短至平均10.54天,总体效率提升70%,由于电子签章节省了大量的快递费用和纸张耗材成本,减少了人工投入,为万科集团带来了明显的经济效应。同时双方盖章确认的整个过程在线完成,通过用同一个版本,确保文件的一致性,电子签章技术有效降低被篡改、萝卜章等安全隐患、降低人工干预、更加透明阳光。万翼签提供了全流程闭环的电子签章体验,数据不出门的本地部署方式,合同原文等数据私有,保证了数据的私密性要求,满足万科数字化转型。

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